Dans le monde d’aujourd’hui, écrire un courriel est devenue une tâche courante. Que l’on envoie ce courriel à nos amis ou que ce sois dans un cadre professionnel, et vous posséder surement l’essentielle des connaissances utiles à sa rédaction. Mais bien que cette activité nous soit familière nous n’en avons peut être pas tous les code. Et c’est ce que je vous propose de voir ensemble.
Typologies d'emails professionnel ?
Parmi l’ensemble des emails taguer comme professionnels nous pouvons distinguer des sous catégories. Voici, ci-dessous les catégories les plus courantes dans le monde professionnel ainsi que quelques exemples:
E-mails de demande ou de coordination :
1. E-mail de demande de réunion
2. E-mail de suivi après un entretien d’embauche
3. E-mail de réponse à une offre d’emploi
E-mails de communication interne :
1. E-mail de remerciement après une collaboration ou un service rendu
2. E-mail d’annonce de départ d’un collègue
3. E-mail d’annonce de nouvel arrivant dans l’équipe
E-mail de reconnaissance ou de célébration
1. E-mail d’annonce de promotion
E-mails de communication marketing :
1. E-mail de newsletter
2. E-mail de promotion ou d’offres spéciales
3. E-mail d’invitation à un événement
Pour chacune des ces catégories je vous ai mis à disposition en bas de page un fichier en téléchargement vous donnant des template prêt à l’emploi.
La structure d'un bon courriel
- Avoir un objet accrocheur
- Avoir une bonne formule d'appel
- Un corp de text structurée en plusieurs paragraphe
- Une formule de politesse
- Une signature près enregistrée professionnel
Pour chacune des ces catégories je vous ai mis à disposition en bas de page un fichier en téléchargement vous donnant des template prêt à l’emploi.
Analyse détaillée de ces différentes parties
Pour chacune des ces catégories je vous ai mis à disposition en bas de page un fichier en téléchargement vous donnant des template prêt à l’emploi.
Avoir un objet accrocheur
Tous le monde connais l’adage « qui peut le plus peux le moins », dans un objet de mail c’est tout l’inverse. En effet, votre objet dois être aussi concis que claire, pas plus de 10 mots et dans certaines circonstances certains mots clefs seront suffisant. Par exemple, « Offre spéciale », « Résolution de problème », « Demande de feedback » suivit d’un « – » et d’une explication courte.
l’objet du mail doit donner envie d’ouvrir votre courriel, il doit décrire en quelques mots le contenu et indiquez clairement l’objectif de votre mail. Par exemple, au lieu de dire « Suivi », dites « Suivi de la réunion du 15 avril ».
Dans les cas des mails de type marketing, personnaliser l’objet du mail lorsque c’est possible en ajoutant un nom afin de le rendre plus personnel et pertinent. Et utilisez des mots qui incitent à l’action ou qui suscitent l’intérêt, comme « Important », « Nouveauté » ou encore « Dernière chance ». Mais utilisez-les avec parcimonie pour éviter l’effet inverse.
Ainsi voici quelques erreurs à éviter:
- Objet vague ou générique
- Utilisation excessive de majuscules
- Orthographe et grammaire incorrectes
- Objet trop long
- Utilisation d'émoticônes ou de langage informel (peut être avantageux en marketing)
- Promesses vides ou trompeuses
- Utilisation d'expressions vagues comme "Urgent" ou "Important" sans raison valable
- Manque de personnalisation
Voici maintenant des exemple d’objet de mail percutant:
- Proposition de Réunion Stratégique : Alignement sur les Objectifs Trimestriels
- Reconnaissance et Suite à notre Échange : Prochaines Étapes
- Réponse Enthousiaste : Intérêt Confirmé pour le Poste de [Titre du Poste]
- Chaleureux Remerciements pour Votre Contribution Exceptionnelle
- Annonce Importante : Départ et Reconnaissance de [Nom du Collègue]
- Bienvenue à [Nom du Nouveau Collègue] : Renforçons Notre Équipe Ensemble
- Félicitations Méritées : [Nom du Collègue] Promu au Poste de [Nouveau Poste]
- Découvrez les Dernières Actualités de [Nom de l'Entreprise] : Numéro Avril 2024
- Offre Exclusive : Jusqu'à [X]% de Réduction sur Notre Collection Printemps-Été
- Soyez des Nôtres : Cocktail de Lancement de [Nom de l'Événement] - Réservez votre Place !
Avoir une bonne formule d'appel
La formule d’appel ou formule de politesse fait référence au premier mots de votre email. Cette formule peut être négligé voir oublié et ainsi vous décrédibilisez dès le début de votre mail. C’est d’autant plus vrai lorsque vous adressez votre courriel à une personne importante tel qu’un directeur, président-directeur général, etc.. Ainsi optez pour une formule d’appel respectueuse.
IMPORTANT !
La formule d’appel est toujours suivi d’une virgule et commence par une majuscule. et généralement un retour à la ligne est de mise. De plus le paragraphe qui suit est commence lui aussi par une majuscule
- Madame DURANT,
Je vous remercie pour vos conseils et le temps que vous m’avez consacré lors de notre dernier entretien.
De plus si votre interlocuteur possède un titre (président, directeur, ou autres.), n’oubliez pas de l’employer dans la formule d’appel !
- Madame la Présidente,
- Monsieur le Directeur général,
Un corp de text structurée en plusieurs paragraphe
Votre message devra se diviser en plusieurs parties, ou paragraphes. Et présenter une structure qui se base sur 4 piliers que nous présentons ci-dessous. La rédaction peux être pénible… Nous sommes parfois en manque d’idées. C’est pour cette raison que ShopTonMail vous propose une solution clef en main pour vous assister lors de la rédaction de vos mail et cela dans n’importe quelle langue. En effet venez tester notre IA générative intégrer à notre boite mail et constater à quel point notre solution peux vous faire gagner du temps et de l’argent. Voyons maintenant les 4 piliers qui doivent soutenir votre message.
Présentez-vous, si nécessaire
dans le paragraphe, qui suit la formule d’appel, vous devez vous présenter brièvement et de manière professionnelle. Il convient de donner votre nom, votre titre ou votre fonction, ainsi que des détails pertinents sur votre entreprise si nécessaire ou sur vous même. Si vous connaissez déjà la personne ce paragraphe n’est pas utile. de plus ce paragraphe n’a pas besoin de faire beaucoup de lignes soyez efficace.
Exemple : « Je suis Bertrand Ronsard, gestionnaire de patrimoine pour le compte de la société PatriM Paris. »
Puis vient le paragraphe qui présente l'objectif du mail
Cette partie doit clairement indiquer pourquoi vous écrivez cet e-mail. Vous devez répondre à la question: « quel est votre objectif ou votre intention principale ? » Par exemple, vous pourriez vouloir discuter d’une collaboration, demander des informations, faire une proposition, etc. Ce paragraphe est important car votre objectif doit être clair dès le début de l’e-mail pour que le destinataire sache à quoi s’attendre! Si besoin replacer le message dans un contexte, si celui-ci fait référence à une conversation précédente.
Exemple : « Je vous écris pour vous demander vos relevé de comptes que je vous avez demandé lors de notre entretient du 28 avril 2024. »
Vous pouvez maintenant délivrer votre message
Ce paragraphe doit développer votre sujet en détail. Présentez les informations pertinentes, les détails ou les arguments qui appuient votre objectif. Organisez votre message de manière logique en utilisant des paragraphes distincts pour chaque idée ou point que vous souhaitez aborder. Assurez-vous de rester clair, concis et professionnel tout au long de votre message.
Exemple : « Veuillez trouver ci-joint la fiche récapitulative des documents qui me seront utiles pour vous trouver les meilleures offres. »
Pensez à clôturer vos propos
Terminez votre e-mail de manière professionnelle en remerciant le destinataire pour son temps ou son attention, en proposant un suivi ou en invitant à une action spécifique si nécessaire, et en vous assurant de laisser vos coordonnées pour toute question ou discussion supplémentaire. Cette partie est essentielle car elle donne une conclusion à votre message et ouvre la porte à une future communication si nécessaire.
Exemple : « J’espère que ces que cette fiche récapitulative vous sera utile. N’hésitez pas à me contacter pour plus d’informations. »
TIPS
- Structurez votre message : aillez un plan linéaire afin de rester compréhensible, et donc agréable à lire.
- Rédigez des phrases courtes : Faites des phrase courte. Les phrases trop longues peuvent rapidement faire perdre le fil à votre destinataire et donner une certaine confusion à l’ensemble. Optez également pour un vocabulaire simple et laissez de côté, si possible, le jargon trop technique.
- Aérez vos paragraphes : évitez les textes trop denses en espaçant les paragraphes pour que votre texte « respire ».
- Utilisez des puces : aussi nommées « bullet point », les puces permettent de créer des listes et d’avoir un aperçu clair et transparent de tâches à effectuer.
- Corrigez les fautes d’orthographe et de vocabulaire : cela vaut également pour la grammaire, la ponctuation, la conjugaison ou le style de votre texte ! Évitez les pléonasmes (par exemple, au jour d’aujourd’hui), les redondances et les solécismes que l’on retrouve fréquemment dans le langage courant.
Une formule de politesse
La formule de politesse, qui clôture votre email a pour but de clore le message et de saluer respectueusement votre destinataire. Elle est courte et fini par une virgule. Il est déconseillé de l’abréger, car cela pourrait être interprété comme un manque de respect ou de professionnalisme. Voici quelques exemples de formules de politesse courantes :
- cordialement (formule la plus courante) ;
- sincèrement ;
- respectueusement ;
- bien à vous (si vous connaissez bien le destinataire) ;
- mes sincères salutations (si vous connaissez peu le destinataire).
Remarques
La formule de politesse est toujours séparée du corps du message par un alinéa, c’est-à-dire un retour à la ligne.
Dans vos formules ne soyez pas trop familier. Par exemple ne m’était pas Bisous ou A+
Une signature près enregistrée professionnel
Une signature près enregistré et la touche final rendant votre mail professionnel. Une signature près enregistrée est un petite encart ou l’on trouve: votre nom ou nom de sociétés, les moyens de vous contacter et vos réseau sociaux et votre logo. ShopTonMail vous propose cette fonctionnalité dans le pack de base pour en savoir plus sur cette fonctionnalité je vous laisse vous rendre sur notre page signature professionnel.
Maintenant que vous savez comment écrire votre mail nous vous donnons ci-après deux exemples de mail.
Deux exemples d'e-mails professionnels
voici notre premier exemple:
Objet : Proposition de partenariat pour l’optimisation de votre espace de travail
Cher Monsieur De Pontcharra,
Je me permets de vous contacter au nom de l’entreprise GreenTech Solutions, spécialisée dans l’aménagement écologique des espaces professionnels. En tant que responsable des partenariats, je suis ravi de vous présenter nos services innovants qui pourraient répondre à vos besoins spécifiques.
Basée à Lyon, notre entreprise s’engage depuis 15 ans à proposer des solutions durables pour optimiser les espaces de travail. Nous proposons une large gamme de services, allant de la conception de bureaux ergonomiques à l’installation de systèmes de gestion de l’énergie, en passant par la mise en place de solutions de recyclage et de compostage sur site.
Nous comprenons l’importance pour votre entreprise de créer un environnement de travail sain, productif et respectueux de l’environnement. C’est pourquoi nous avons développé des solutions sur mesure, adaptées à vos besoins spécifiques. Nos clients précédents témoignent de la qualité de nos services et de notre engagement envers la durabilité.
Nous serions honorés de pouvoir collaborer avec votre entreprise pour créer un espace de travail qui reflète vos valeurs et qui contribue à l’atteinte de vos objectifs environnementaux et opérationnels.
Je vous invite à consulter la brochure jointe à cet e-mail pour découvrir plus en détail nos prestations et nos tarifs. N’hésitez pas à nous contacter au 04 72 36 48 59 pour toute question ou pour convenir d’un rendez-vous.
Dans l’attente de votre retour, je vous adresse, Monsieur De Pontcharra, mes salutations les plus distinguées.
Cordialement,
Objet : Proposition de services de nettoyage pour vos locaux
Cher Monsieur De Pontcharra,
Je me présente, je suis Sophie Martin, la responsable commerciale de NetClean, une entreprise spécialisée dans le nettoyage professionnel des bureaux et des locaux commerciaux. Je prends contact avec vous aujourd’hui pour vous proposer nos services de nettoyage haut de gamme.
Basés à Paris, nous intervenons depuis plus de dix ans dans le domaine du nettoyage, en offrant des solutions sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de nos clients. Notre équipe expérimentée est équipée des dernières technologies et produits écologiques pour garantir un nettoyage efficace et respectueux de l’environnement.
Nous comprenons l’importance de maintenir des espaces de travail propres et hygiéniques pour la santé et le bien-être de vos employés, ainsi que pour l’image professionnelle de votre entreprise.
Je vous invite à consulter la brochure jointe à cet e-mail pour découvrir plus en détail nos prestations et nos tarifs compétitifs. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à me contacter au 01 23 45 67 89.
Je vous remercie pour votre attention et j’espère avoir l’opportunité de collaborer avec vous pour assurer la propreté de vos locaux.
Cordialement,
Voilà pour conclure nous souhaitons vous donnez quelque bonne pratique à suivre.
Les bonnes pratiques à suivre
Soyez bref et direct.
Ne vous lancez pas dans l'action sans réfléchir
Accordez de l'importance à la qualité de votre expression.
Sélectionnez avec soin votre adresse électronique.
Si vous possédez plusieurs adresses e-mail, veillez à utiliser systématiquement la même adresse pour vos échanges professionnels. Alterner entre plusieurs adresses de manière indiscriminée peut créer de la confusion et entraîner la perte de suivi de vos conversations électroniques.